Xác nhận tham dự đám cưới: cách biết trước số khách để đặt bàn

Vì sao cần khách xác nhận tham dự đám cưới?

Nhà hàng tính tiền theo số bàn hoặc số suất đã đặt, nên đặt thừa thì tốn, đặt thiếu thì khách đến không có chỗ ngồi. Xác nhận tham dự giúp bạn có con số gần sát nhất để chốt bàn, sắp chỗ ngồi theo nhóm và chuẩn bị quà cảm ơn vừa đủ.

Thói quen phổ biến ở nhiều nơi là khách nhận thiệp xong không trả lời, đến hôm cưới mới quyết định đi hay không. Vì vậy, việc xác nhận nên được thiết kế sao cho khách trả lời dễ nhất có thể: một câu hỏi ngắn, một cái nút bấm hoặc một tin nhắn trả lời "có" hay "không".

Hỏi khách xác nhận tham dự thế nào cho tự nhiên?

Cách tự nhiên nhất là hỏi ngay lúc mời: gửi thiệp kèm một câu nhờ khách báo lại có đến được không và đi mấy người. Với người lớn tuổi hoặc người thân, nên hỏi trực tiếp hoặc gọi điện. Với bạn bè, đồng nghiệp, một tin nhắn ngắn hoặc ô xác nhận trên thiệp online là đủ.

• Hỏi rõ hai thông tin: có đến không, và đi mấy người.
• Nói lý do (để đặt bàn) giúp khách hiểu vì sao bạn hỏi, không thấy bị làm phiền.
• Không hỏi kiểu "chắc bạn đến được đúng không", vì khách khó từ chối và câu trả lời kém chính xác.

Nên đặt hạn chót xác nhận trước tiệc bao lâu?

Hạn chót nên đặt trước ngày nhà hàng yêu cầu chốt số bàn vài ngày. Nhiều nhà hàng cần chốt trước tiệc vài ngày đến một tuần, nên hạn chót cho khách thường rơi vào khoảng một đến hai tuần trước tiệc. Hãy hỏi nhà hàng hạn chốt cụ thể rồi tính ngược lại.

1. Hỏi nhà hàng: chốt số bàn chậm nhất vào ngày nào, có được tăng giảm sau đó không.
2. Đặt hạn chót cho khách sớm hơn ngày đó vài ngày để còn thời gian nhắc.
3. Ghi hạn chót ngay trên thiệp hoặc trong tin nhắn mời.
4. Gửi thiệp đủ sớm để khách có thời gian sắp xếp; bài gửi thiệp cưới trước bao lâu có gợi ý cụ thể.

Khách chưa trả lời thì nhắc thế nào cho lịch sự?

Gần hạn chót, lọc ra những khách chưa trả lời và nhắc riêng từng người bằng một tin nhắn ngắn, giọng nhẹ nhàng. Với người lớn tuổi hoặc khách quan trọng, gọi điện sẽ lịch sự hơn. Không nên nhắc chung trong nhóm chat đông người vì dễ gây ngại.

• Nhắc một lần là đủ, nhiều nhất hai lần. Nhắc nhiều dễ khiến khách khó chịu.
• Câu "nếu bận thì cũng không sao" giúp khách dễ nói thật là không đến.
• Ghi lại câu trả lời ngay vào danh sách khách mời để không phải hỏi lại.

Dùng ô xác nhận trên thiệp online có tiện hơn không?

Có, nhất là khi số khách đông. Khách mở thiệp trên điện thoại, bấm xác nhận và chọn số người đi cùng, còn bạn xem được danh sách tổng hợp thay vì đọc lại từng tin nhắn. Tuy vậy, với người không quen dùng điện thoại, vẫn nên hỏi trực tiếp.

Thiệp online của chúng mình có sẵn ô xác nhận tham dự và ô gửi lời chúc; mỗi khách nhận một link ghi tên riêng nên bạn biết rõ ai đã trả lời, ai chưa. Bạn có thể xem thử ở trang mẫu thiệp. Dù dùng công cụ nào, hãy coi nó là một kênh hỏi, không thay hoàn toàn được việc nhắc riêng những người chưa trả lời.

Tính số bàn dự phòng thế nào cho vừa?

Số bàn chính nên tính từ số khách đã xác nhận đến, cộng thêm phần ước lượng cho khách chưa trả lời, rồi chia theo số người mỗi bàn. Sau đó hỏi nhà hàng có cho chuẩn bị bàn dự phòng không: nhiều nơi chỉ tính tiền bàn dự phòng nếu thực sự dùng, nhưng điều kiện mỗi nơi khác nhau.

• Khách hay đi kèm vợ chồng, con nhỏ dù thiệp chỉ ghi một người; nên tính phần này vào bước 2.
• Nếu tiệc có nhiều khách mời miệng (hàng xóm, người trong làng), hãy để dư hơn một chút.
• Hỏi nhà hàng cách tính khi số bàn thực tế ít hơn số đã đặt để không bị bất ngờ lúc thanh toán.